Применяем беспроводные гарнитуры в офисе
Эффективно работающую компанию характеризуют не только компьютеры на столах у сотрудников и профессиональная офисная оргтехника, а в первую очередь эффективные средства коммуникаций с клиентами, основным способом общения с которыми сегодня по-прежнему остается классический телефонный аппарат.
Многие заблуждаются, что общаться по телефону, история которого насчитывает десятки лет, можно только по старинке - с помощью телефонной трубки. Но это давно не так. Применение старинного способа коммуникаций вовсе не означает, что использовать его нужно тоже по-старинке и по другому никак. Опыт сотен крупных, средних и мелких компаний подтверждает - применение беспроводных гарнитур для общения по телефону гарантированно повышает общую эффективность работы компании. Не верите? Давайте разбираться!
Зачем нужна беспроводная гарнитура?
Что дает беспроводная телефонная гарнитура по сравнению с телефонной трубкой? Два самых очевидных преимущества - свободные руки и мобильность.
«Свободные руки» во время телефонного разговора позволят вам параллельно выполнять массу дел и тем самым экономить время. Вам больше не придется делать пометки в блокноте, а после разговора заносить их в компьютер. Вы сделаете это прямо во время телефонного разговора.
Позвонил новый клиент? Общаясь, вы сразу занесли его в базу данных и отправили запрос нужному менеджеру.
Позвонили с жалобой? Вы сходу набили все вопросы в электронное письмо и отправили с контактами клиента в службу техподдержки.
Во время работы с важными бумажными документами вас прервали сообщением о запланированном совещании? Вы мгновенно занесли в свой план на ПК новую информацию и «не переключаясь» продолжили работу с документами.
Беспроводные гарнитуры особенно эффективны в компаниях, специализирующихся на продаже товаров и услуг. Это интернет-магазины, банки, страховые компании, тур-агентства, службы такси, автосервисы и многие другие.
Гарнитуры востребованы везде, где необходимо быстро внести заявку клиента в компьютерную базу и переключиться на новый вызов. Практика показывает, что применение беспроводных гарнитур в условиях контакт-центра позволяет повысить эффективность работы сотрудников «на телефоне» на 15-25% (!). Решайте, что вам проще и дешевле - нанять дополнительных людей или ... оснастить уже работающих сотрудников гарнитурами.
Теперь поговорим о мобильности. Именно эту черту беспроводных гарнитур так ценят руководители компаний. Что дает мобильность? Конечно - свободу перемещения.
Руководитель компании или подразделения теперь не привязан во время телефонного разговора к своему рабочему месту. Он может свободно перемещаться по своему кабинету. Он может даже ходить по всему офису и все равно при этом оставаться на связи. Для любого руководителя такая полнодоступность - важнейшая черта, напрямую влияющая на эффективность ведения бизнеса.
Использование гарнитуры делает работу руководителя комфортной и экономит массу рабочего времени. Если во время совещания у начальник зазвонит телефон, ему не придется больше извиняться, идти к рабочему месту, снимать трубку, произносить в нее - «Я сейчас занят» и возвращаться за стол к своим колегам или партнерам по бизнесу. Одно нажатие на кнопку гарнитуры, две секунды на ответ и вы снова включаетесь в дискуссию.
Идеальными помощниками станут гарнитуры тем руководителям, чьи офисы построены по принципу «open-air», то есть большого открытого пространства, разделенного перегородками на рабочие места. В таких условиях (при отсутствии бетонных стен) беспроводные гарнитуры обеспечивают максимальный радиус связи (до 50-70 м.).
С точки зрения обычных менеджеров на телефоне, мобильность также дает положительный эффект. Ведь куда не отойдет сотрудник (за чаем к кулеру, на кухню или даже в туалет), он все равно сможет принять телефонный звонок.
Применяя беспроводные гарнитуры вы не только повышаете КПД сотрудников или руководителей, но и ваш имидж в глазах окружающих. Клиенты меньше «висят» в очереди звонков, руководитель никогда не пропускает важные звонки от партнеров.
Тонкости подключения к телефону
Подключить беспроводную гарнитуру к стационарному офисному телефону не сложно. Делается это с помощью дополнительного оборудования, которое идет в комплекте. Закономерен вопрос - почему «железок» так много?
Самая большая проблема, которую пришлось решать создателям офисных гарнитур заключается в том, что для начала разговора на любом телефоне необходимо поднять трубку. Чтобы делать это автоматически, а не вручную, применяется миниатюрное электромеханическое устройство - микролифт. Микролифт устанавливается на любую модель стационарного телефона (включая все офисные «Панасоники»). Располагается микролифт ровно под телефонной трубкой. Когда на гарнитуре нажимают кнопку «принять вызов», микролифт трубку поднимает. Когда мы заканчиваем вызов, микролифт опускает трубку на место.
Следующее 10 секундное видео наглядно иллюстрирует этот процесс.
Второе устройство, которое используется для подключения гарнитуры - это «базовый блок». Он же одновременно является и зарядным устройством. Базовый блок выполняет две простые функции. Во-первых, обеспечивает передачу голоса между радиогарнитурой и телефонным аппаратом. Во-вторых, управляет микролифтом.
Радиус связи и время работы
На сегодня существует два распространенных вида беспроводных гарнитур - DECT и Bluetooth. Причем первых (DECT моделей), в силу особой популярности, заметно больше.
DECT гарнитуры характеризуются тем, что обеспечивают большую дальность связи - до 30-50 метров в пределах офисных помещений. При этом чем тоньше стены в вашем офисе, тем дальше от своего рабочего стола вы сможете принимать звонки. Благодаря большому радиусу работы DECT гарнитуры особенно популярны у руководителей различных подразделений (техподдержки, маркетинга и др.).
Bluetooth гарнитуры обеспечивают гарантированную дальность связи до 10 м. На первый взгляд это может показаться мало, однако для руководителей и сотрудников, чья основная работа проходит в пределах одного кабинета или комнаты, этого более чем достаточно. Не будем также забывать, что не очень большой радиус связи Bluetooth гарнитур компенсируется их дополнительными возможностями. О них пойдет речь ниже.
Как известно, одним из важнейших параметров беспроводных гарнитур является время работы без подзарядки. С этим моментом и у DECT и у Bluetooth гарнитур полный порядок. Пять-семь часов в режиме разговора и несколько дней в режиме ожидания они обеспечивают. Кстати, в отличие от гарнитур для мобильников, проблем с подзарядкой гарнитур для офисных телефонов не возникает практически никогда. Объяснение этому очень простое - уходя с работы гарнитуру обычно возвращают на базовый блок, на котором она и подзаряжается за ночь.
Дополнительные возможности: Skype или мобильник?
Традиционные DECT гарнитуры не обеспечивают своим владельцам никаких дополнительных возможностей для связи. Они умеют работать только со стационарным телефоном. Это, тем не менее, не помешало им стать самыми популярными на рынке.
Но сегодня ситуация изменилась. Современные DECT системы (такие как Plantronics Savi W720/A), обеспечивают беспроводной прием звонков не только с офисного телефона, но и от программ IP-телефонии, таких как Skype. Так-что если вы активно используете компьютерные средства коммуникаций, то этот вариант идеален именно для вас.
Сильная черта беспроводных Bluetooth гарнитур - в поддержке помимо мобильного телефона еще и стационарного (например гарнитура Plantronics Voyager Legend CS). Это значит, что по обоим этим каналам вы сможете одновременно принимать и завершать вызовы.
Модельный ряд Bluetooth гарнитур для стационарных телефонов весьма ограничен. Намного больше вариантов выпускается для тех, у кого основной канал общения не стационарный телефон, а Интернет. Такая гарнитура подключается к ПК через USB-адаптер и позволяет одновременно принимать вызовы с персонального компьютера и с мобильного телефона.
Брать или не брать?
Тратить или не тратить 10-12 тысяч рублей на хорошую беспроводную гарнитуру? Судите сами. Гарнитуру вы покупаете один раз, и служить она будет не один год. При этом положительный эффект, уверяем, будет заметен сразу.
Задумайтесь, если руководитель благодаря гарнитуре получит лишние полтора часа к работе, то ваши затраты окупятся за месяц! Схожая ситуация и с обычными менеджерами, работающими на телефоне. Возможно сегодня вы планируете увеличить число сотрудников в контакт-центре, потому-что существующий штат не справляется. Так может вместо набора новых людей, вооружить работников гарнитурами? Поверьте, экономия на зарплате за полгода с лихвой окупит все издержки на оборудование.
Если мы вас так до конца и не убедили, стоит ли тратить деньги на гарнитуры, проведите простой эксперимент. Купите беспроводную телефонную гарнитуру для себя и оцените ее преимущества на практике. Уверяем - уже через пару месяцев вы не сможете представить, как вы раньше обходились без этого удобнейшего инструмента.
Небольшое руководство для практиков
См. также:
