После длинного периода самоизоляции из-за ковида многие компании массово перевели сотрудников на удалёнку и перешли к концепции flexible офиса. Бизнес стал сокращать офисные площади, как следствие у сотрудников вместо постоянных рабочих мест появились временные рабочие места. А значит возникла задача обеспечить удобный механизм распределения сократившихся рабочих мест между сотрудниками по дням недели и по времени. В этом кейсе вы узнаете, как мы реализовали этот механизм с помощью системы Roomz в одном из офисов Москвы, расположенных в лофте рядом с ТТК.

ROOMZ — компания-разработчик из Швейцарии, с 2015 года предоставляет решения для удобного бронирования всех типов офисных пространств и сбора аналитики по их использованию. Система ROOMZ включает в себя облачный сервис, мобильное приложение, а также дополнительные устройства: дисплеи, датчики присутствия и пр.

Задача

Перед инженерами стояла простая задача: организовать бронирование рабочих мест в новом офисном пространстве с минимальными затратами.

Некоторые рабочие места были постоянно заняты определенными сотрудниками, другие – общие, доступны для бронирования.

Установка новой системы не должна создавать новых проблем для IT департамента и не должна требовать постоянного внимания.

Пользователи сами регистрируются и сами бронируют места с телефона, можно занять место коллеге или гостю.

Реализация системы бронирования на базе Roomz

Бронирование рабочих мест в системе Roomz производится через веб-версию или с помощью удобного приложения для iOS и Android. Интуитивно понятный интерфейс не вызвал трудностей в освоении у сотрудников.

Для всех столов в офисе сделали фильтрацию по тегам, чтобы быстро можно было выбрать место с определенным оборудованием. Кому-то нужны конференц-устройства, кому-то просто WiFi и розетка.

Чтобы сотрудникам компании было ещё удобней мы реализовали возможность бронирования мест на парковке перед бизнес-центром. Места бронируются также, как и столы в офисе.

В любой момент сотрудники компании могут узнать текущую статистику бронирования рабочих мест и планы своих коллег. Коллег можно находить в списке избранного и смотреть, когда они собираются в офис, чтобы занять место рядом с ними.

Мы реализовали систему максимально просто, без контроля посещаемости и без функционала бронирования переговорных комнат. Места бронируются в небольшом офисном пространстве, поэтому использовать дополнительные дисплеи и датчики присутствия не имело смысла.

Все, что нам нужно для запуска – набор лицензий. Вот какие мы использовали:

Механизм свободного бронирования мест очень понравился руководству компании, средняя заполняемость офиса не превышала 20% (пиковая доходила до 80%), почти все сотрудники компании предпочитали работать большую часть времени из дома.

Самая яркая характеристика, которую мы можем дать системе Roomz по результатам этого проекта — простота настройки и удобство в использовании сотрудниками. Наибольшую часть времени у нас заняла отрисовка и согласование планов рассадки коллег, а не настройка системы.

Хотите такую же систему?

Заполните опросный лист, чтобы получить расчет стоимости системы бронирования:

Или заполните эту форму, если вам нужна консультация специалиста: