Как ускорить возвращение сотрудников с «удалёнки» обратно в офис?! Новое решение ROOMz по бронированию рабочего места в open space офисе
Многие сотрудники не торопятся возвращаться к работе после пандемии Covid-19. И эта проблема стала общей для многих компаний по всему миру.
Во-первых, люди привыкли работать на удалёнке. Сотрудникам не надо тратить время на дорогу, а так же покупать одежду и поддерживать свой внешний вид - удалёнка позволяет сидеть в пижаме и домашних тапочках.
Во-вторых, организации не заинтересованы в больничных листах и временной потере трудоспособности своего персонала. Увы, перемещение на общественном транспорте сегодня нельзя назвать полностью безопасным даже не смотря на «масочный режим».
В третьих, в переполненном офисе система кондиционирования способна за считанные минуты распространить микробы, что грозит последующей потери трудоспособности для большей части персонала вплоть до полного закрытия.
Заботясь о здоровье своих сотрудников компании не торопятся возвращать сотрудников обратно в офис. Но, с другой стороны, некоторые задачи довольно трудно выполнить удалённо. Особенно это касается фронт офиса и сотрудников, выполняющих работу на специализированном оборудовании.
Поэтому, современному бизнесу очень важно выдержать тонкий баланс между эффективностью и безопасностью. С одной стороны создать все необходимые условия, чтобы сотрудники как можно быстрее возвращались в офис. Но при этом ограничить количество людей, которые одновременно находятся в офисе, чтобы снизить риски многочисленных заражений.
Наиболее популярное решение — использовать систему бронирования и мониторинга рабочих мест. Давайте рассмотрим как это работает.
Каждый сотрудник, которому требуется появится в офисе в определённый период времени, должен заранее забронировать своё рабочее место. В самом простом варианте система позволяет ввести ограничение на количество людей, которые могут находиться на одном этаже. При превышении «критической массы» система предложит забронировать стол на другое время.
Более продвинутые системы способны ввести географические ограничения — невозможность одновременно забронировать 2 соседних стола. Это позволит соблюдать социальную дистанцию между сотрудниками.
В крупных городах, где высокая арендная ставка, для оптимизации площади компании часто используют открытую планировку и Шэринг рабочих мест. Одно и тоже место доступно всем сотрудникам одного отдела. Тогда крайне удобно, когда система бронирования рабочих мест может выводить план помещения с указанием занятых столов на большой телевизр в зоне ресепшн.
Продвинутые системы бронирования способны автоматически создавать защитный временной интервал между бронированием одного стола, допустим — 2 часа. Т.е. посетить конкретное рабочее место можно не ранее чем через 2 часа после того, как твой коллега его покинул. Подобные системы умеют посылать автоматический запрос в клининговый отдел о необходимости провести дезинфекцию стола в период между бронями.
Для воспитания у сотрудников ответственного подхода, рекомендуется использовать сенсоры присутствия - маленькие пластиковые коробочки закрепляемые на потолке или под столом на каждом рабочем месте.
Руководителю (администратору системы бронирования) приходит детальная аналитика за день/неделю/месяц/квартал/год, в которой отображается какие места чаще используются. А так же случаи, когда место было забронировано, а человек не пришёл/опоздал/задержался на рабочем месте более отведённого времени.
Подобные отчёты позволяют сделать административные выводы о поведении и дисциплинирует ответственный подход у сотрудников - использовать рабочее время максимально эффективно.
Основываясь на аналитике руководитель отдела HR может сделать выводы о недостатке или переизбытке количества рабочих мест, что в итоге позволит оптимизировать расходы и повысить эффективность.
Интеллектуальная система бронирования рабочих мест крайне востребованное решение в постковидной экономике. Небольшие компании могут использовать относительно недорогие облачные решения по подписке. Крупные компании предпочитают использовать собственный сервер.
В базовой конфигурации система позволяет бронировать рабочие места по номеру стола. В профессиональной версии доступен графический интерактивный план офиса, на котором выделены разными цветами рабочие места:
- красным — столы, забронированные на целый день
- жёлтым — частично забронированные на неполный рабочий день
- зелёным — свободные места
Использование сенсоров даёт возможность строить подробную аналитику, и автоматически снимать бронь с рабочего места, если сотрудник опоздал более чем на 15 минут.
Сколько стоит эта система?
Для расчёта стоимости системы бронирования в Вашем офисе — заполните анкету обратной связи. Наши менеджеры свяжутся с Вами и предложат оптимальное решение:
