2 решения, которые сделают «открытый» офис комфортнее для сотрудников

Штаб-квартира Johnson Wax, Висконсин (1939) www.NPS.gov

Офисы открытой планировки появились благодаря американскому архитектору Фрэнку Ллойду Райту. Он называл перегородки, стенки и кабинеты «тоталитарными» и считал, что они мешают естественному общению между сотрудниками. С тех пор открытые офисы без отдельных кабинетов стали основным типом офисных пространств.

За десятки лет мы не только нашли в открытой планировке дополнительные плюсы вроде модульности и возможности арендовать меньший офис за счет частично удаленной работы, но и познакомились с её основными минусами: шумом и сложностью отказа от «своего» места.

По качеству обстановки и атмосферы в офисе есть сотни исследований. Например, 2014 год, публикация Университета Сиднея, процитированная в Harvard Business Review:

Source analysis of data from the center on the built environment by Jungsoo Kim and Richard De Dear, University of Sydney

Из этого сводного чарта можно сделать несколько выводов:

🔺 Самая главная проблема в открытом офисе — шум. Сотрудникам не нравится ни фоновый акустический уровень, ни то, что твои разговоры слышат все, а ты — всех остальных.

🔺 Некоторые проблемы фактически не решаются, например визуальная приватность (помогут только отдельные кабинеты каждому) или температура (решается только с владельцем здания).

🔺 «Дорогие» офисы с кабинетами от «дешевых» с открытой планировкой отличаются несильно, а перегородки-кубиклы не помогают совсем.

Для современного удобного офиса можно подойти к этим проблемам с двух сторон. Во-первых, есть довольно четкая проблема окружающего шума, сосредоточенная именно вокруг разборчивости речи. Одни люди не хотят, чтобы их слышали, а другие не хотят отвлекаться, когда подсознательно обдумывают сказанное в другом конце офиса. Во-вторых, у сотрудников есть множество мелких проблем с визуальным оформлением офиса, удобной/неудобной мебелью, освещением, близостью кондиционера/батареи/окна. Каждая из этих мелочей беспокоит не больше 15% людей, но можно попробовать снизить влияние всех таких факторов вместе.

Решение 1. Выбор комфортного места через систему Roomz

Все мелкие раздражители в открытом офисе сотрудники уже умеют обходить, нужно только позволить им это сделать. Самое простое решение споров об открытом или закрытом окне, о холодном потоке от кондиционера или о необходимсти принтера на рабочем месте решается очень легко — дать сотрудникам выбирать место самим.

Задача работодателя в этом случае только дать свом подчиненным инструмент это сделать. Понадобится система бронирования рабочих мест, в самом её лаконичном исполнении, как у Roomz.

Работник должен иметь возможность выбрать место в пару кликов, должен видеть своих коллег и друзей. Поиск нужного оборудования должен быть таким же простым, как выбор тарифа в приложении такси или раздела с пиццей в доставке.

При этом человек не должен переживать, что неправильно заполнит время и бронь отменится. Подтверждения по QR-кодам, ограничения по отделам, тесная интеграция в корпоративные календари и системы контроля доступа — весь этот функционал здесь лишний. Никто не любит тратить силы только для того, чтобы его эффективнее контролировали.

Бронирование Roomz для офиса ИМАГ

Взамен руководитель и HR-специалист только по данным бронирований получат не только распределения сотрудников по свободным столам, но и реалистичные знания о том, насколько загружено офисное пространство в среднем и в пике, какие места в офисе неудобны и невостребованы, а какие пользуются популярностью и похожих стоит делать больше. Эта же статистика полезна для оборудования, какие устройства нужны, а какие только мешают на столах?

Аналитика Roomz для офиса банка

Решение 2. Устраняем шум и обеспечиваем приватность переговоров с помощью VoiceXpert Soundmasking

Для обеспечения приватности есть очень простое и протестированное средство — системы звуковой маскировки. Их иногда называют системами акустического комфорта, шумовыми завесами, это одно и то же оборудование.

Задача такой системы — с помощью динамиков на всей пощади офиса добавить тихий сгенерированный шум так, чтобы общий уровень в опен-спейсе остался прежним, но человеческая речь и характерные звуки офисного оборудования сливались в единый фон.

Реальная система, конечно, немного сложнее. Она предполагает и скрытую установку, чтобы не мешать оформлению, и свои разработанные и сертифицированные паттерны шума, и автоматическую подстройку уровней в течение дня. Все это сложно в разработке, зато первоначальная настройка и калибровка проходит быстро и в дальнейшем оборудование не требует никакого вмешательства. Попробуйте найти оборудование звукомаскировки VoiceXpert на фотографии из офиса:

Динамики VXSM STR в офисе банка

В результате всего две такие системы позволяют качественно улучшить восприятие атмосферы в офисе. Гибкость подхода в том, что сложные проблемы шума решаются инженерной системой, а мелкие решают для себя сами сотрудники, если дать им такую возможность.

Ни бронирование рабочих мест, ни звукомаскировка не требуют дополнительного внимания от IT-департамента и работают «сами по себе». Все необходимые изменения происходят либо автоматически за пределами рабочего времени (как обновление ПО), либо в простом редакторе (как изменение уровня маскирующего шума или новая рассадка в офисе)

Подробнее про оборудование:

Подробнее про возможности систем:

📝 Подробнее о бронировании Roomz (текст, вебинар)
📝 Побробнее про производителя VoiceXpert ✕ Soft dB (видеоплейлист)

Сколько стоит комфорт в офисе?

Оставьте свои контакты и наши специалисты проконсультируют вас по стоимости решений.