Документальная телеконференция: недостающее звено между аудио- и видеоконференц-связью

Е. Н. Чепусов

В последнее время пользователи предъявляют все более жесткие требования к средствам организации конференц-связи, с тем чтобы освободиться от тех ограничений, которые ставит между собеседниками разделяющее их расстояние, и максимально приблизить телеконференцию по своим возможностям к обычной деловой встрече или совещанию. Несмотря на то что современные решения проблемы организации телеконференций стали дешевле и удобнее, чем когда-либо ранее, они еще не нашли достаточно широкого применения. Проблема, по всей видимости, состоит в следующем: во время встречи возникает потребность обмениваться не только идеями с целью их обсуждения, но и данными, представленными в виде таблиц, графиков, диаграмм и т. п., чтобы, объясняя свою позицию, иметь возможность оперативно вносить изменения в документы. Иначе говоря, требуется одновременная передача не только голосовой, но и графической информации. Одно из решений этой проблемы - организация документальных телеконференций.

Документальная конференц-связь весьма эффективна при организации удаленных совещаний и конференций. Она позволяет более наглядно представить предмет обсуждения и, следовательно, увеличить продуктивность совместной удаленной работы. Таким образом, область применения традиционных аудио- и видеоконференций расширяется благодаря появлению новых видов сервиса, которые до этого отсутствовали из-за сложности и разнородности передаваемой информации.

Бытует мнение, что, поскольку телеконференц-связь исключает непосредственное общение, она не позволяет устанавливать неформальный контакт между собеседниками, который играет важную роль в деловых взаимоотношениях. Однако большинство подобных встреч проходят как раз между людьми, уже достаточно хорошо знакомыми. И действительно, статистические данные говорят о том, что до 70% таких мероприятий проходят с участием работников одной компании, которым специально для этого приходится перелетать из города в город. Возникает вопрос: стоит ли тратить деньги на постоянные разъезды только для того, чтобы пожать руки и говорить, глядя в лицо друг другу?

Обмен информацией

Ключевым моментом любого совещания является возможность обмениваться мнениями по тому или иному вопросу. Чтобы это мнение у вас сложилось, необходимо иметь четкое и ясное представление о вынесенных на обсуждение вопросе, теме или проблеме. Предметом рассмотрения могут быть, например, результаты продаж, новая маркетинговая политика, предполагаемые варианты конструкции или дизайна изделия. Очевидно, что описать все это словами гораздо сложнее, чем просто увидеть.

Для того чтобы сократить время, требующееся для точного воспроизведения этой сложной информации, и быстро и доходчиво донести ее до каждого участника конференции, обычно используют некие документы или их копию на каком-либо носителе. При этом информация может быть представлена как в текстовом, так и графическом виде. Это доклады, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, фотографии или слайды. Возможность одновременной работы с документами всех участников конференции часто имеет решающее значение, поскольку именно в них в сжатом виде содержится вся необходимая информация.

Совместная работа над документом

При проведении аудио- и видеоконференций критическим моментом становится обмен оперативной информацией и получение ее удаленными участниками совещания. Возможность обмена речевыми сообщениями играет все-таки ведущую роль, и очень часто вполне достаточно проведения только аудиоконференции. К тому же данный вид конференц-связи гораздо дешевле и проще: для организации аудиоконференции требуется установка только специализированных телефонных аппаратов (см.: Панфилов Д. И., Чепусов Е. А., Шаронин С. Г. Конференц-связь: проблемы и решения).

Видеоконференцсвязь становится сегодня все более и более популярной. Это объясняется постоянным снижением цен на оборудование данного типа, а также дополнительными возможностями, которые она предоставляет. К тому же такая связь позволяет видеть лицо говорящего, его жесты, мимику, что в ряде случаев помогает вам понять мотивы того или иного действия, высказывания собеседника и скорректировать свое дальнейшее поведение. Это особенно важно при проведении деловых встреч, интервью и других подобных мероприятий.

Однако большинство тех, кто пользуется услугами конференц-связи, оказывается, не всегда удовлетворяет проведение только аудио- или видеоконференций. Так, согласно данным компаний - поставщиков услуг конференц-связи, почти все их подписчики (а точнее, 98%) хотели бы иметь возможность оперативно обмениваться документами и вносить в них изменения в процессе телеконференции.

Один из способов решения этой проблемы - рассылка копии документа по факсу. Но он не очень удобен в случае коллективного обсуждения документа. Придется тратить некоторое время на его отправку и прием, размножение и раздачу копий всем удаленным участникам. Только после этого начинается собственно обсуждение. С ростом объема документа увеличивается и время на его получение каждым участником. Очевидно, после обсуждения потребуется внести изменения в исходный документ, снова разослать его всем участникам - и так каждый раз до полной его готовности. Чем больше изменений, тем больше факс-рассылок придется сделать, и телеконференция начинает терять свою былую привлекательность. К тому же качество факсимильных копий оставляет желать лучшего и ухудшается с увеличением их числа.

Другой способ - обмен документами по электронной почте, но и его продуктивность невысока. Он предполагает процедуры отправки/получения документа, его печати, распространения среди участников обсуждения, внесения изменений, последующей отправки и т. д. Причем нет гарантии, что все удастся сделать с первой попытки, и время, потраченное на обсуждение в целом, может оказаться еще боўльшим, чем при обмене факсимильными сообщениями. Как же решить проблему оперативного обмена документами для совместной работы над ними? Лучшим выходом будет использование такой услуги, как документальная конференц-связь.

Документальная конференц-связь

Документальная конференц-связь на сегодня является одним из самых эффективных способов решения проблемы совместной работы нескольких удаленных участников телеконференции над документом. Она позволяет одновременно работать с документом целой группе или индивидуальным участникам телефонного совещания и вносить в него изменения в интерактивном режиме. Для ее организации требуются следующие основные элементы: терминальное оборудование, среда передачи данных и, если число участников конференции больше двух, многопортовый конференц-мост (его описание можно найти в упоминавшейся ранее статье). При организации документальной конференц-связи аудиоконференция является обязательной ее составляющей, хотя может быть задействована и видеоконференция.

В зависимости от способа проведения телеконференции (между индивидуальными участниками или группами) и представления графической информации терминальное оборудование документальной конференц-сязи может иметь различные реализации (настольный или настенный вариант, встроенный дисковод или проектор и т. п.). При проведении документальной телеконференции между индивидуальными участниками целесообразно использовать персональный компьютер, тогда документ будет представлять собой обычный текстовый файл. При этом на компьютере должны быть установлены специализированное ПО и модем для обмена файлами. В случае участия в удаленном совещании группы сотрудников требуются специально оборудованный конференц-зал или комната. Предполагается, что каждый участник такой конференции располагает отпечатанной копией документа, а терминальное устройство оборудовано проектором.

В качестве среды передачи речевой и графической информации во время проведения документальной телеконференции могут быть использованы обычные каналы телефонной сети. Возможно использование и более высокоскоростных линий, например ISDN, однако этот вариант будет стоить гораздо дороже, к тому же он еще не нашел достаточно широкого применения в России. Аренда ISDN-линий оправдывает себя только в случае совместного использования документальной и видеоконференции, когда требуется большая полоса пропускания. Конференц-мосты с мультимедийными возможностями позволят объединить три офиса и более одновременно, тем не менее их стоимость все еще слишком велика. Российских операторов связи, которые предлагали бы подобный сервис, нам найти не удалось.

И все-таки, по нашему мнению, документальная конференц-связь имеет хорошие перспективы. Во-первых, она повышает эффективность и продуктивность телефонных совещаний; во-вторых, позволяет сэкономить значительные средства на перемещениях между офисами; в-третьих, благодаря техническим средствам вы получаете возможность увеличить число участников конференции в каждом из офисов. Это особенно важно, если задача требует коллегиального обсуждения, и в решении по данному вопросу должно быть учтено мнение всех сотрудников.

У многих может возникнуть вполне обоснованный вопрос: если документальная конференц-связь настолько хороша, то почему она до сих пор не получила достаточно широкого применения? Объяснений этому несколько. Распространению услуг документальной телеконференции препятствовала низкая скорость обмена данными, невысокое качество передачи изображения, сложный пользовательский интерфейс и отсутствие международных стандартов. Но сегодня ситуация изменилась.

Компании, производящие компьютерное и коммуникационное оборудование, превратили обычный персональный компьютер в основную платформу для проведения видеоконференций. При этом ее возможности были расширены путем добавления части функций, реализуемых при документальных конференциях. Пользователи по достоинству оценили преимущество этого оборудования, и даже возник спрос на расширение предоставляемых им услуг.

Как следствие, появились новые специализированные устройства для документальной конференц-связи, устанавливаемые в конференц-комнатах. В отличие от оборудования на основе персонального компьютера, в котором ведущую роль играет знание программного обеспечения, при использовании этого оборудования от пользователя не требуется никаких предварительных тренировок, дополнительных знаний или навыков.

Ранние модели модемов работали слишком медленно для того, чтобы передавать и редактировать документ в реальном режиме времени. Появление стандарта V.34 и более скоростных модемов (33,6 Кбит/с) в сочетании с новыми технологиями сжатия передаваемой информации позволило обрабатывать документы в режиме реального времени и сделало документальную конференцию по обычной телефонной линии действительно интерактивной.

Как уже отмечалось, более ранние системы для документальной конференц-связи имели низкое разрешение передаваемого изображения. Приходилось изменять масштаб документа или отображать только его часть, что, конечно, не удовлетворяло пользователей. Сегодня благодаря постоянному совершенствованию способов обработки и отображения графической информации удается передавать изображение документа с высоким разрешением, без масштабирования, с сохранением его исходной структуры.

Единая общепринятая спецификация является той основой, без которой невозможны продвижение и коммерческий успех новой коммуникационной технологии. Это прекрасно доказал стандарт Group 3 Международного союза электросвязи (МСЭ-Т) для факсимильных аппаратов. До его появления факсимильные аппараты разных производителей "не понимали" друг друга. Это не способствовало увеличению объемов продаж, которые и без того были невелики. С появлением данного стандарта ситуация резко изменилась в лучшую сторону, и сегодня невозможно представить себе современный офис без факсимильного аппарата. Для осуществления документальной конференц-связи такой основой должен стать международный стандарт T.120, принятый МСЭ-Т. В сентябре 1994 г. был создан Международный консорциум по мультимедийным телеконференциям (International Multimedia Teleconferencing Consortium). В его состав входят 56 членов, среди которых - такие компании, как AT&T, DataBeam, Intel, MCI, Microsoft, PictureTel, Polycom. Все оборудование, производимое членами консорциума, отвечает требованиям стандарта Т.120 и совместимо между собой без всяких ограничений.

Оборудование для документальной конференц-связи

Как можно видеть, документальная конференц-связь имеет большой потенциал и позволяет расширить возможности популярных сегодня аудио- и видеоконференций. Согласно исследованиям, документальная конференц-связь в скором времени будет играть важную роль при проведении удаленных совещаний. Этому способствуют совершенствование технологий обработки и представления графических изображений, повышение пропускной способности модемов и поддержка производителями единого стандарта Т.120.

Проиллюстрировать возможности документальной конференц-связи лучше всего на примере одного из типов специализированного оборудования - системы ShowStation американской компании Polycom, реализовавшей в своем продукте основные функции оборудования документальных конференций нового поколения. Эта система не только обеспечивает обмен документами по телефонным каналам, но и выполняет функции стандартного проектора. Инициация совместной работы над документом из нескольких удаленных офисов при использовании ShowStation сводится к следующей последовательности действий: набор соответствующего телефонного номера с помощью встроенного наборного поля; позиционирование документа на стенде; передача его изображения всем участникам конференции, осуществляемая нажатием одной кнопки.

Помимо текстовых и графических документов, ShowStation позволяет передавать изображения небольших предметов, являющихся объектами обсуждения. В этих целях система оснащена собственным сканером. Документы же, хранящиеся в электронном виде, могут быть загружены в память проектора с обычной 3,5-дюймовой дискеты.

После преобразования документа его изображение будет немедленно отображено на экране и передано удаленным участникам телефонного совещания. Система оснащена специальным маркером для внесения изменений в обсуждаемый документ. Поправки тут же отображаются на экранах других участников.

Благодаря использованию двух телефонных каналов система обеспечивает высокие качество речевого сигнала и скорость передачи изображения. Кроме того, она позволяет подключать дуплексные телефонные аппараты для конференц-связи из семейства SoundStation, что обеспечивает дополнительное удобство.

Существует несколько вариантов использования ShowStation. Уделим им некоторое внимание.

Для организации конференц-связи между двумя рабочими группами достаточно иметь пару установок ShowStation, каждая из которых подключена к телефонной сети общего пользования по двум телефонным линиям; одна из них служит для передачи речевых сообщений (аудиоконференц-связь), другая - для передачи изображения обсуждаемого документа и вносимых в него изменений по модемному каналу (рис. 1).

Рис. 1. Организация документальной конференц-связи между двумя офисами

Если число рабочих групп больше двух, конференц-связь между ними может быть установлена с применением дополнительного оборудования (рис. 2), устанавливаемого обычно на узле связи.

Рис. 2. Использование модемного пула и конференц-моста для организации множественной документальной телеконференции

Это многопортовый конференц-мост или УАТС с конференц-портами для обеспечения аудиоконференции, а также компьютер с модемным пулом и программой FarSite компании DataBeam, которые обеспечивают многостороннее соединение для передачи изображения документа всем участникам.

Число портов конференц-моста или конференц-портов у АТС, как и число модемов в модемном пуле, должно быть равно числу участников конференции. Обязательно следует отметить, что ПО FarSite обеспечивает многостороннее соединение только для 12 участников, хотя, как нам кажется, и этого количества вполне достаточно. При необходимости увеличить число участников конференции возможна установка на узле связи нескольких компьютеров с модемными пулами, объединенных в локальную сеть.

Система ShowStation полностью соответствует требованиям международного стандарта документальных конференций Т.120. Это позволяет использовать ее совместно со многими другими такими же системами, а также портативными и персональными компьютерами. В этом случае функции коммутации всех участников конференции между собой обычно возлагаются на поставщика подобных услуг.

Любой компьютер, оснащенный модемом, может быть также использован для участия в телефонной конференции наравне с системами ShowStation. Для этого на нем необходимо установить программу FarSite. Этот продукт, работающий под управлением Windows, позволяет отдельному участнику конференции принимать/отправлять и редактировать обсуждаемые документы с помощью наглядного графического интерфейса. Для передачи речи участники конференции могут использовать любой телефонный аппарат.

Существенным достоинством системы ShowStation является возможность хранения изображений всех обсуждавшихся ранее документов и возврата к ним в любой момент конференции. Для получения твердой копии документа может быть использован лазерный принтер, подключаемый непосредственно к установке ShowStation.

Для передачи изображения ShowStation имеет встроенный модем V.34. Наличие двух свободных гнезд расширения ISA и поддержка карт PCMCIA предоставляют пользователю возможность простого наращивания функций системы за счет добавления нового аппаратного и программного обеспечения.

Система для проведения документальных конференций ShowStation IP отличается от описанной выше модели ShowStation только тем, что с целью передачи статических изображений документов использует не модем и телефонную линию, а IP-сеть. Передача информации может осуществляться через Интернет или интрасеть как на другие установки ShowStation IP, так и на персональный компьютер. Один из возможных вариантов использования представлен на рис. 3.

Рис. 3. Схема организации документальной телеконференции через IP-сеть

Подключение к локальной сети происходит через порт 10Base-T. Эта система обладает дополнительным набором возможностей, которые позволяют ей читать файлы Microsoft Office 97. Кроме того, она поддерживает стандарт Т.126 групповых конференций.

***

Если вы заинтересовались возможностями документальной конференц-связи, то мы попытаемся дать несколько советов, как приступить к ее реализации. Сначала проведите опрос среди тех работников, которые постоянно участвуют в совещаниях, и попытайтесь понять, какой тип телефонных конференций подходит им в наибольшей степени. Для этого мы рекомендуем воспользоваться приведенной зависимостью (рис. 4) типа телеконференции от потребности в оперативном обмене сложной информацией и значимости установления деловых отношений.

Рис. 4. Диаграмма для оптимального выбора типа телеконференции

После этого пересмотрите уже имеющиеся возможности проведения телеконференций. Документальная конференц-связь позволит вам повысить эффективность проводимых удаленных совещаний, особенно если на данном этапе они организованы у вас в виде аудиоконференций.

Обязательно выясните, совместимы ли те системы телеконференций, которые вы хотели бы приобрести дополнительно, с уже существующими. Соответствие различного оборудования стандарту Т.120 гарантирует его совместимость. Выбор оборудования, отвечающего международному стандарту, позволит и в будущем сэкономить значительные средства.

Документальная конференц-связь: продукты и услуги

Конференц-сервис

В странах, где расширенный набор услуг связи получил повсеместное распространение, существует ряд операторов, специализирующихся на организации сеансов конференц-связи, и в том числе документальной. В США, например, одна из таких фирм - ConferTech. Кроме того, данную услугу в своем перечне имеют почти все крупные операторы междугородной и международной связи, в частности AT&T и MCI. Следует отметить, что для организации услуг операторы обычно используют системы, поддерживающие стандарты группы Т.120.

Конференц-мосты

Ряд производителей (ConferTech, MultiLink, AT&T, TTI и др.) собираются выпускать или уже выпускают оборудование для организации конференц-связи на основе стандартов группы Т.120. Прежде всего речь идет о конференц-мостах для предоставления услуги документальной конференц-связи, которые применяются крупными корпорациями в своих ведомственных сетях или операторами связи. На рынке этого оборудования предлагаются устройства с числом портов от 8 до 100.

Оборудование для конференц-залов

Сегодня существует всего несколько таких функционально завершенных систем. Однако многие из них не поддерживают стандарт Т.120, что создает определенные трудности во взаимодействии их с другим оборудованием, и прежде всего с конференц-мостами и персональными компьютерами. Один из немногих примеров соответствия данному стандарту - система ShowStation компании Polycom.

Программное обеспечение для персональных компьютеров

Эти продукты в отличие от предыдущих представлены на рынке более широко. Лидируют среди них Proshare (Intel), Vistium (AT&T) и FarSite (Databeam). Две первые программы являются универсальными и поставляются в двух вариантах: недорогая, с усеченной функциональностью, - для документальной конференц-связи и полная - для видеоконференц-связи. Программа FarSite совместима со стандартом Т.120 и предназначена только для организации документальных конференций с помощью ПК по телефонным каналам (стандартная версия) и через ЛВС (корпоративная версия).

Документальная конференц-связь: как это работает

Большинство ведущих операторов связи предоставляют своим пользователям услугу документальной конференц-связи. Поскольку она пользуется все большей популярностью и приносит немалые доходы тем, кто в состоянии ее качественно организовать, появились специальные сервисные бюро, которые решают весь комплекс проблем: от предоставления соответствующего оборудования в аренду (если это необходимо) до оказания помощи в процессе проведения конференции.

Подготовка конференции

Применение оборудования для документальной конференц-связи, так же как и применение любого другого оборудования, требует предварительного обучения персонала. Специалисты сервисного бюро оказывают помощь в установке и настройке необходимых оборудования и программного обеспечения. Они не только обучают персонал, который будет вовлечен в сеанс конференц-связи, но и проводят учебно-демонстрационную конференцию для того, чтобы убедиться в полной готовности к работе всех компонентов, а также персонала. Более того, сервисные бюро, как правило, предлагают расширенный набор услуг (консультации по методике проведения конференции, помощь в подготовке слайдов и т. п.).

Заказ и планирование сеанса

Сервисные бюро берут на себя все хлопоты по заказу всех необходимых для организации сеансов линий связи. Пользователю нужно лишь согласовать время проведения конференции и набрать номера, указанные сотрудниками бюро.

Проведение сеанса

Для проведения документальной конференции требуется два канала: один - для передачи речи, второй, модемный, - для передачи изображения. Обычно сеанс начинается с того, что пользователь набирает телефонный номер для речевой связи, полученный предварительно в бюро, и затем выполняет все действия под управлением оператора бюро. Во время сеанса оператор следит за качеством связи, восстанавливает утерянные соединения, при необходимости обеспечивает доступ для участия в конференции новых сотрудников с использованием сервиса в полном объеме или только аудиоканала. Таким образом, все возникающие проблемы решаются оперативно с участием человека-оператора.